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17 de Enero de 2022, Ángel Daniel Elizalde

Cómo realizar un plan de dirección de proyectos en 7 pasos

En esta ocasión queremos contarte cómo realizar un plan de dirección de proyectos. Con estos pasos podrás planificar de una manera efectiva un proyecto (financiero, laboral, escolar etc. ¡Tú decides!) 

Cómo realizar un plan de dirección de proyectos

En este post hemos enumerado los principales pasos para desarrollar con éxito un plan de proyecto, así no tengas experiencia o manejes los conocimientos técnicos relacionados con la especialización en Dirección de Proyectos:

1. Identificar y realizar una reunión con los stakeholder 

Una vez concertado el Acta de Inicio del Proyecto es momento de identificar a los stakeholders. Es decir, todas las personas que se verán impactadas por los resultados del proyecto: los promotores, clientes, usuario final. 

Es importante concertar reuniones informativas y de intercambio de ideas en relación a las aspiraciones, expectativas y criterios del proyecto.

En este punto inicial de la construcción del plan de proyecto es necesaria habilidades de comunicación tales como la comunicación asertiva y persuasiva, la negociación y una escucha activa que permita esclarecer los puntos en los que habría desacuerdo y avanzar en los acuerdos y concertaciones. Al final de estos encuentros todos deben tener una imagen muy precisa y similar de lo que se espera del proyecto: especialmente en tiempos de alcance, tiempos de entrega, presupuestos y calidad de los entregables y producto final, y estas ideas deben ser la guía para el desarrollo del proyecto. 

Toda la información que se recoja de los stakeholders será luego insumo para el desarrollo de tu plan de proyecto. 

VER: 3 procesos clave para la dirección de proyectos

2. Establecer y priorizar los objetivos del proyecto (alcance)

Con la información recopilada de los stakeholders en términos de criterios, necesidades y beneficios que esperan alcanzar con este proyecto y la capacidad de tu equipo de trabajo y de recursos, define un claro alcance del proyecto que sea fácil de entender. Establece objetivos, prioriza las demandas y necesidades de los stakeholders y establece mediciones y beneficios.Realiza seguimiento a estos objetivos. 

3. Definir los entregables

Ata a los objetivos entregables necesarios para lograr estos objetivos. Define responsables, tiempo, costos y recursos necesarios ¿Cuáles son los objetivos específicos y los entregables necesarios para alcanzarlos? Establece fechas firmes para tener listos los entregables.

4. Definir las actividades y sus secuencias (tiempo) 

Este trabajo es otra de las etapas de la definición de objetivos, que bien podrían realizarse siguiendo el método SMART. Una vez definidos objetivos y entregables, comienza la definición de las tareas y la partición de estas en actividades más pequeñas y manejables. A todas estas actividades asigna responsables, tiempo y esfuerzo requerido de manera que sea claro para todos los involucrados todas las etapas del proceso. 

5. Proyecta los costos y recursos a utilizar para alcanzar las metas del proyecto 

Proyectado el alcance y el tiempo ahora es tiempo de realizar una proyección de los costos y los recursos materiales y de recursos humanos que se orientarán en cada actividad, objetivo específico y objetivo general del proyecto. Esta proyección presupuestaria no es definitoria, pero ayuda a tener una idea general de los recursos que se deben tener a disposición. 

6. Identifica los posibles riesgos y plantea alternativas para reducirlos

Una vez definida las necesidades e intereses de los stakeholder, los objetivos generales, objetivos específicos, entregables y actividades del proyecto, así como el alcance, el cronograma de trabajo y los recursos necesarios para su ejecución, es momento de pasar a la identificación de los posibles riesgos que comprometan los aspectos fundamentales del proyecto y a su vez plantear alternativas para reducirlos y superarlos. Esta tarea permitirá proyectar soluciones y evitar que el proyecto se estanque en alguna de sus etapas. De igual manera, prevenir con tiempo cualquier problema y presentar la solución hará que se destaquen tus competencias como gerente de proyectos y además, ahorrarás recursos y tiempo a los inversores. 

7. Presenta tu plan a los stakeholder y a tu equipo

Con el plan del proyecto  en papel y tinta, es momento de fijar el encuentro entre los stakeholders, equipo y otros interesados para presentar tu visión del proyecto. Lo recomendable es realizar reuniones por grupo de interés y realizar una presentación formal del proyecto. Así mismo tener a disposición copias o muestras de tu presentación en los escritorios y correos electrónicos de los participantes para que tengan a la mano el plan de trabajo al que recurrir en cualquier momento de las etapas del proyecto. 

Realiza una presentación efectiva que se dirija a dar respuesta a las expectativas y demandas de los interesados y se adelante a cualquier contingencia. Evita hacer la presentación desde un solo punto de vista, escoge mejor una dinámica que te permita establecer una conversación y asimilar los puntos de vista de los participantes. 

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