11 de November de 2021, Indira Ramirez

¿Cuáles son las cinco etapas de la Dirección de Proyectos?

No importa si eres un profesional de la administración o simplemente quieres profundizar en la planificación de tu proyecto (académico, laboral, etc.) esta información te será de utilidad

Un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Todos estos logros de la humanidad fueron anticipados por un proyecto: Los Juegos Olímpicos, la Muralla China, los sistemas de transporte más rápidos del mundo, la creación de Facebook y el desarrollo de la vacuna del Covid-19. 

Por naturaleza los proyectos impulsan el cambio en las organizaciones. Desde la perspectiva de negocios, un proyecto está destinado a mover a una organización de un lugar a otro, más conveniente y beneficioso.

¿Qué son los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos?

Estos interactúan y derivan del ciclo de vida básico de todo proyecto que se caracteriza por el inicio del proyecto, la organización y la preparación, la ejecución del trabajo y el cierre del proyecto. Estos ciclos de maduración del proyecto pueden ser secuenciales, interactivos y superpuestos y desde una perspectiva general hablan de las transformaciones que vive el proyecto.

Con el objetivo de gestionar este ciclo de vida desde la Dirección de Proyectos se plantearon los Grupos de Procesos. 

Indistintamente de la naturaleza del proyecto, el ciclo de vida se configura en estos cinco procesos o fases: 

  • Fase de Inicio y viabilidad 

Esta etapa se desarrolla en simultáneo a un proceso de incubación donde se evalúa la viabilidad del proyecto, se define su alcance y selecciona al equipo que integrará el proyecto, entre ellos al Director de Proyectos.

En el inicio del proyecto se realiza la presentación del proyecto a los stakeholders. Esta etapa consta de dos actividades claves: Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto, la cual da oficialmente vida al proyecto y la identificación de todos los interesados e impactados por el proyecto para buscar su entendimiento, compromiso y apoyo. 

  • Fase de Planificación 

Esta fase concluye con un Plan del proyecto. Un plan de trabajo y de ruta que integra a su vez planes por cada área de conocimiento del proyecto: alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones riesgos, adquisiciones, interesados. Es la etapa más difícil, crítica y de las de mayor exigencia para el Director de Proyectos, quien junto a su equipo, debe hacer una abstracción para anticipar las necesidades, impactos, tiempos, costos, recursos y desafíos del proyecto. 

Estas fases concluyen con entregables importantes que serán los planes de trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, a los que el equipo volverá una y otra vez con intenciones de revisión, control, ajuste y cumplimiento. 

 

  • Fase de Ejecución 

La ejecución es el paso lógico que sucede a la planificación. Se trata de la gestión de las actividades y sus tareas. En este proceso la comunicación del equipo es fundamental para cumplir con los plazos, completar los entregables intermedios y consolidar los hitos. La ejecución es acción para concretar el proyecto, pero también para gestionar el conocimiento que éste vaya dejando en su realización. 

En esta fase se construye el equipo de trabajo y se gestionan las tareas, se controla la calidad, las comunicaciones y se configuran las respuestas a los riesgos y sucesos inesperados que puedan afectar al proyecto, se efectuarán las adquisiciones y gestionará la participación de los interesados. 

  • Fase de Seguimiento y Control 

Esta fase está asociada a la etapa de ejecución, pero por su importancia se destaca como una entidad en sí misma. Es un proceso centrado en la corrección, el control de los riesgos y cambios del proyecto, la revisión y seguimiento del avance. 

En esta etapa la validación y el control del alcance del proyecto es clave para evitar desviaciones en aspectos claves del proyecto, así como costos y tiempos. Antecede al cierre del proyecto y lejos de ser una etapa final, se recomienda aplicar el control de forma continúa a lo largo del proyecto para realizar las correcciones temprano en el tiempo. 

  • Fase de Cierre del proyecto

Como se mencionó, el proyecto es un esfuerzo temporal con un inicio y un final que se oficializa en la entrega del proyecto y el cierre de los compromisos contractuales y las obligaciones adquiridas a lo largo del proyecto. En esta etapa se concluye oficialmente el proyecto y se establece y anuncia formal y legalmente su  fin.

Este resumen de las fases del proyecto te ayudarán a comprender la extensa e interactiva labor del Director de Proyectos y a planear mejor tus propuestas en el seno de la organización para la que trabajas, así como planificar mejor tus proyectos académicos. 

La diferenciación en fases o Grupos de Procesos es parte de la metodología del Project Management Institute

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