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20 de enero de 2022, Ángel Daniel Elizalde

3 procesos claves para la Dirección de Proyectos

Los 3 procesos claves para la dirección de proyectos: alcance, tiempo y costo son limitaciones que, sin embargo, pueden jugar a tu favor y ayudarte a desarrollar un proyecto sin inconvenientes

En la Dirección de Proyectos es bien conocido el triángulo de hierro o la triple restricción como un aspecto al que todo líder de proyectos debería prestar mayor atención en la planificación y ejecución de un proyecto. 

Por años se han vendido a estos tres procesos, que no son otros que el alcance, el tiempo y los costos del proyecto, como los malos del cuento y se ha creado una narrativa en torno a ellos que es para temerles.

Sin embargo, en este post queremos mostrarte también las buenas prácticas que te ayudarán a ver el lado bueno de estos 3 procesos claves para la dirección de proyectos en los que sin duda reposa un gran porcentaje del éxito o fracaso del proyecto y por ende, de su equipo.

VER ¿Cómo realizar un plan de dirección de proyectos?

¿Qué es la triple restricción? 

Un proyecto es un esfuerzo temporal que concluye con un resultado. Esa es la definición breve y en la que todos están de acuerdo. Entonces, es la naturaleza modos losisma del proyecto la que establece restricciones necesarias, benignas y en la mayoría de los casos convenientes para que el proyecto no se extienda más allá de sus aspiraciones y ambiciones, tenga un inicio y un fin bien definidos y se haga dentro de los límites presupuestarios y de capital disponibles. 

La triple restricción es entonces un amigo que sin duda permite a todos los involucrados en el proyecto tener tres temas claros: qué problema resolverá o qué resultado dará el proyecto, cuándo estará listo el proyecto y cuánto dinero costará su ejecución. 

El PMI define la triple restricción como la teoría de las tres variables principales que afectan un proyecto: alcance, tiempo y costos y que la alteración de alguna de ellas impacta las otras. Es decir, si se acuerda una ampliación del alcance del proyecto esto automáticamente influirá en el tiempo y en el costo. El rol del gerente de proyectos es mantener un equilibrio de estas variables y lograr un resultado de calidad. 

Sin embargo, en los últimos años se ha abordado estas variables interrelacionadas de manera diferente e incluso se ha llegado a cuestionar que realmente sea de esta manera, y en su lugar se han propuesto una ampliación de las restricciones o un cambio de las mismas por aspectos como la capacidad o el valor. 

No obstante, no hay duda que estos tres aspectos son básicos para poner a marchar un proyecto en primer lugar. Así que acá te contamos de qué van y cómo ponerlos a trabajar a tu favor y del equipo del proyecto. 

 

1. Alcance

El alcance del proyecto es el tamaño del proyecto. Es la amplitud, capacidad, potencia o abarcabilidad del proyecto en términos de trabajo hecho, entregables y calidad. 

El alcance del proyecto se define al inicio en coordinación y concordia con todos los interesados en el proyecto y debe realizarse de una manera específica que permita a todos tener la misma idea del proyecto. 

Al director del proyecto le corresponde realizar la delimitación del alcance del proyecto, ya que si este sufre alguna alteración también lo sufrirán el costo y el tiempo. El director de proyecto debe poner atención a los elementos relacionados con el alcance: complejidad, entregables, calidad y detalles. 

Una manera de hacer que el alcance del proyecto marche correctamente es describir muy bien que se busca con el proyecto, cuáles son los entregables, cuántos y cuáles son sus cualidades, definir los detalles importantes y pautar muy bien cada actividad, proceso y entrega. 

Hacer que todos estén de acuerdo y aprueben los planes del proyecto antes de comenzar a ejecutarlo y por último, ofrecer un piloto, un prospecto, una maqueta o muestra del resultado y sus componentes claves como modelo a seguir en la ejecución.

 

2. Tiempo 

Para asegurar que el tiempo no vaya en contra del proyecto, sino a favor es importante saberlo medir. Las modificaciones en la triple restricción pueden obligar amplitud de jornadas, modificaciones en el cronograma o incluso recortar personal o fases. Considera al momento de desarrollar tu cronograma las horas de trabajo y dedicación, el tiempo dedicado a la planificación y la estrategia, la cantidad de fases y tareas del proyecto, los objetivos y fechas internas. 

Evalúa muy bien como el equipo distribuye su tiempo. En este aspecto en específico es importante la comunicación para poner en marcha cronogramas realistas pero ambiciosos de trabajo. 

3. Costos 

La gestión de recursos financieros requiere de una programación importante y de un presupuesto realista. El proceso de costos no solo implica dinero, sino recursos: humanos, materiales, de infraestructura que son requeridos para que el proyecto marche. Así, el director de proyecto tendrá la responsabilidad de desarrollar un presupuesto realista, proyectar una nómina de trabajadores, determinar las oportunidades. 

Algunas estrategias de gestión como establecer prioridades, fijar expectativas claras y comunicar con frecuencias los avances y las actualizaciones del proyecto servirán para mantener el equilibrio de estos tres procesos. 

Una vez entiendas el funcionamiento de estos procesos y cómo hacerlos trabajar a tu favor, el desarrollo del proyecto se realizará sin contratiempos.

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