9 claves para gestionar tu consultorio psicológico online

Ante esta realidad los psicólogos y en general, cualquier profesional de la salud mental puede ejercer de manera autónoma. No obstante, muchos se frenan en llevar a cabo este proyecto de emprendimiento profesional por desconocimiento o miedo a asumir las responsabilidades y diversas variables que componen un consultorio profesional y el inicio del trabajo desde la autonomía profesional. 

Pero esto no tiene que ser ni traumático, difícil ni destinado al fracaso. Al contrario, iniciar tu propio proyecto puede ser el camino para conquistar espacios profesionales nunca antes imaginados y potenciar tu perfil profesional en la escena digital. 

Compartimos contigo estas diez claves para iniciar y gestionar tu propio negocio como profesional de la psicología. 

¿Cómo iniciar la gestión de tu consultorio psicológico online?

1. Evaluar los pro y contras de la prestación del servicio en línea 

Lo primero a hacer es aterrizar en papel tus ideas de un consultorio en línea. ¿Por qué? ¿Para quién? ¿Cómo? ¿Qué tipo de servicios? y así comenzarás a darle forma a tus ideas, delimitando el alcance de tu proyecto. Una vez hayas hecho este trabajo preliminar es momento de realizar una investigación o análisis del entorno. Es decir, saber cuál es la realidad del mercado en tu localidad, país, continente, quienes son tus competidores, quienes podrían ser tus aliados, a quién dirigirías tus servicios, de qué manera sería conveniente promocionarlos, en qué momento. Define todas estas variables, no importa si aún no lo tienes muy claro, lo importante es ir perfilando un modelo de negocios. 

La evaluación de los pro y contras también debe ser personal. Es decir, si eres un profesional dependiente que quiere independencia profesional, evalúa si es el momento oportuno, qué estás dispuesto a perder, sacrificar, ganar. También evalúa las ventajas de la consulta en línea y la consulta presencial. 

Ten en cuenta que no es necesario que renuncies a la consulta presencial si ya tienes un consultorio y solo deseas ampliar los servicios y ofrecerlos en línea en vista del crecimiento de este tipo de dinámica durante y tras la pandemia. 

2. Gestión de la marca personal 

Las claves son la presencia, interacción y reconocimiento de tu audiencia como una figura de autoridad en el tema. El proceso de la creación de la marca personal parte de considerarte como un producto y a partir de allí definir cómo quieres ser percibido, cuáles son tus objetivos (misión, propósito), cuáles tus fortalezas y debilidades, qué puedes ofrecer, qué te diferencia, cuál será tu mensaje. En resumen, es la gestión de tu imagen personal, de quien eres, lo qué haces y por qué quieres ser recordado. Date de baja en todos los directorios de servicios en los que te especializas.

3. Plan de negocios 

El plan de negocios es la hoja de ruta y proyección de tu idea de negocio. El plan de negocios no es un borrador, sino un plan formal que recoge los objetivos estratégicos y las acciones a ejecutar para hacer realidad de una manera sostenible y rentable tu propio consultorio. El plan de negocios es un documento detallado que recoge un resumen ejecutivo, los objetivos, el tipo de estructura, los clientes, el proceso de venta, el financiamiento y costo de iniciar y sostener las operaciones. El plan de negocios y tu plan de marca personal deberían en este punto complementarse. 

4. Contacto con prospectos y marketing relacional 

Ningún negocio lo es sin clientes. Ellos son tu capital más valioso. Cuando se es autónomo cada situación de networking o socialización se convierte potencialmente en una oportunidad para relacionarte con tus prospectos y darte a conocer pero también para crear una red de contactos y colaboradores. Por lo que estaría bien tener a la mano ciertas estrategias de marketing relacional. Aún en el marketing, el boca a boca no ha podido ser desplazado entre los tipos de promoción con mayor resultados. Así que haz de cada uno de tus clientes satisfechos y conocidos un resonador de tus servicios de consultoría. Los objetivos del marketing relacional son darte a conocer, fidelizar tus clientes y ganar autoridad. En el mundo virtual se trata de participación, interacción y compartir.

5. Operacionalización del plan de negocios 

El plan de negocios es para operacionalizar. Existe para ser puesto en marcha, así que una vez hayas atado todos los puntos del mismo, comienza con estrategia la ejecución. De igual manera, pone en marcha el control y el seguimiento de estas estrategias a través de KPI y métodos para medir el rendimiento y los resultados.

La operacionalización del plan de marketing se puede llevar a cabo dividiendo los objetivos y actividades estratégicas en tareas más pequeñas y rutinarias,estableciendo hitos, agendando consultas y clientes, delegando, planificando, anticipando problemas y oportunidades. 

6. Administración y gestión del personal 

Podrías gestionar tu propio consultorio, pero una vez tengas una agenda llena de citas y poco tiempo vas a necesitar apoyo. Además si no cuentas con competencias digitales y quieres resultados profesionales en la puesta en marcha de tu web o redes sociales es mejor que dejes ese tipo de trabajo en manos de expertos. Así que un asistente o secretaria (virtual) podría ser de ayuda, también contar con personal de limpieza, proveedores, otros colegas.

De igual manera, vas a necesitar apoyo en la administración del capital económico, el pago por tus servicios, el establecimiento de promociones, el pago a proveedores, el manejo de la caja, inventario, la contabilidad. 

Esto va a requerir comunicación, reuniones, la definición de algunas pautas, la concepción de algún clima organizacional, espacios de descanso o comedor, horarios de trabajo, organización de las funciones y definición de los cargos, salarios, contratos. 

7. Atención al cliente y control 

Considera esto un aspecto clave de tu servicio de consultorio y no lo pierdas de vista en ningún momento porque, créeme, te costará caro. Mantener un servicio al cliente y un control de calidad que te diferencien de tu competencia y que hagan que los clientes sean tus mayores promotores.

Gestiona la relación con los clientes antes, durante y después de la prestación del servicio, muestra interés por su evolución y no les veas simplemente como números, sino como verdaderos aliados de tu negocio. Sin duda esta será la mayor inversión que podrás hacer. Una manera de crecer, sencilla pero efectiva es solicitarles a tus fieles clientes feed back, así como pedirles que te ofrezcan sus comentarios y puntuaciones en redes sociales, buscadores y otras plataformas web de interacción. 

Registra y mantén al día los datos de tus clientes a fin de que puedas prestarles un servicio diferenciado. 

8. Plataforma y softwares online

Inórmate y recoge opiniones sobre las diferentes plataformas y software (médicos, psicológicos, de bienestar) online que pueden ayudarte a gestionar tu consultorio en línea. Cuando gestionas tu propio negocio es importante que sepas un poco de todo, sobre todo de las tendencias en línea el marketing digital, redes sociales y otros aspectos con el fin de saber cuál objetivo tienen y cuál podría serte útil. 

Existen software especializados para consultorios que facilitan la gestión y centralizan toda la administración de un consultorio. No requieren una gran inversión, pero sí que son un componente importante para manejar con profesionalismo y efectividad un negocio que trabaja con clientes, horarios e insumos. Hay otras enfocadas en la promoción y el email marketing, la organización de la agenda y los horarios de citas y trabajo, el manejo del inventario, etc. Por el momento podrías bien servirte de los componentes gratuitos para gestionar tus redes sociales, las opciones para los negocios que ofrece Google u otras aplicaciones de planificación de tareas como Trello. 

9. Valor y diferenciación de tus servicios 

En un entorno tan saturado como el internet y las plataformas de redes sociales es importante diferenciarse. La diferenciación es importante, así como el valor agregado que ofrecerás y que hará que te destaques y rentabilicen de una manera sostenible tu profesión. Encuentra y comunica las habilidades y conocimientos que te distinguen de tu competencia. 

Crece profesionalmente y alcanza tus metas

Emprender y gestionar tu consultorio psicológico online puede darte una gran proyección profesional. No olvides mantenerte actualizado en tus conocimientos y práctica clínica con nuestra oferta académica.

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