Conhecer as 5 fases da Gestão de Projectos é útil, quer seja um profissional de gestão ou simplesmente queira aprofundar o planeamento do seu projeto (académico, de trabalho, etc.).
Um projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. Todas as conquistas da humanidade foram antecipadas por um projeto: os Jogos Olímpicos, a Grande Muralha da China, os sistemas de transporte mais rápidos do mundo, a criação do Facebook e o desenvolvimento da vacina contra a Covid-19. Por natureza, os projectos impulsionam a mudança nas organizações. Do ponto de vista empresarial, um projeto destina-se a levar uma organização de um lugar para outro, de forma mais conveniente e benéfica. Conheça as 5 fases da gestão de projectos
O que são os grupos de processos de gestão de projectos? Estes grupos interagem e derivam do ciclo de vida básico de qualquer projeto, que se caracteriza pela iniciação, organização e preparação do projeto, execução do trabalho e encerramento do projeto. Estes ciclos de maturidade do projeto podem ser sequenciais, interactivos e sobrepostos e, numa perspetiva geral, referem-se às transformações que o projeto sofre. Para gerir este ciclo de vida do ponto de vista da Gestão de Projectos, foram propostos os Grupos de Processos.
Independentemente da natureza do projeto, o ciclo de vida é configurado nestes cinco processos ou fases: Fase de arranque e viabilidade Esta fase desenvolve-se em simultâneo com um processo de incubação onde se avalia a viabilidade do projeto, se define o seu âmbito e se selecciona a equipa que irá integrar o projeto, incluindo o Gestor de Projeto. No início do projeto, o projeto é apresentado às partes interessadas. Esta fase consiste em duas actividades fundamentais: o desenvolvimento da carta do projeto, que dá oficialmente vida ao projeto, e a identificação de todas as partes interessadas afectadas pelo projeto para procurar a sua compreensão, compromisso e apoio.
Fase de Planeamento Esta fase termina com um Plano de Projeto. Um plano de trabalho e de percurso que integra planos para cada área de conhecimento do projeto: âmbito, calendário, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições, partes interessadas. É a fase mais difícil, crítica e exigente para o Gestor de Projeto que, juntamente com a sua equipa, deve fazer uma abstração para antecipar as necessidades, os impactos, os tempos, os custos, os recursos e os desafios do projeto. Estas fases concluem com importantes deliverables que serão os planos de trabalho ao longo do ciclo de vida do projeto, aos quais a equipa voltará vezes sem conta com o intuito de rever, controlar, ajustar e cumprir.
Fase de implementação A execução é o passo lógico seguinte ao planeamento. É a gestão das actividades e das respectivas tarefas. Neste processo, a comunicação da equipa é essencial para cumprir os prazos, completar os resultados intermédios e consolidar as etapas. A execução é a ação para concretizar o projeto, mas também para gerir o conhecimento que este deixa para trás na sua realização. Nesta fase, constrói-se a equipa e gerem-se as tarefas, configura-se o controlo de qualidade, as comunicações e as respostas aos riscos e aos imprevistos que podem afetar o projeto, realiza-se a aquisição e gere-se o envolvimento das partes interessadas.
Fase de acompanhamento e controlo Esta fase está associada à fase de implementação, mas pela sua importância destaca-se como uma entidade de direito próprio. É um processo centrado na correção, controlo dos riscos e alterações ao projeto, revisão e acompanhamento do progresso. Nesta fase, a validação e o controlo do âmbito do projeto são fundamentais para evitar desvios em aspectos fundamentais do projeto, bem como nos custos e no tempo. Precede o encerramento do projeto e, longe de ser uma fase final, recomenda-se que o controlo seja aplicado de forma contínua ao longo do projeto para fazer correcções atempadas.
Fase de encerramento do projeto Como mencionado, o projeto é um empreendimento temporário com um início e um fim que é formalizado na entrega do projeto e no encerramento dos compromissos e obrigações contratuais adquiridos ao longo do projeto. Nesta fase, o projeto está oficialmente concluído e o seu fim é formal e legalmente estabelecido e anunciado. Este resumo das fases do projeto ajudá-lo-á a compreender o trabalho extenso e interativo do Gestor de Projectos e a planear melhor as suas propostas na organização em que trabalha, bem como a planear melhor os seus projectos académicos. A diferenciação em fases ou grupos de processos faz parte da metodologia do Project Management Institute. Se lhe foi recentemente atribuído um projeto e está interessado em saber mais sobre esta carreira e seguir o percurso profissional da Gestão de Projectos, visite a descrição do Mestrado em Gestão de Projectos da Universidade ISEP e inicie, planeie, execute, controle e conclua a sua formação.
Sobre a autora: Indira Ramírez Terán Comunicadora Social Especialista em Marketing Digital Licenciada pela Universidade Central da Venezuela Coordenadora de comunicação em organizações não governamentais. Responsável pelos conteúdos do blogue da Universidade ISEP durante os anos 2020-2021.
