17 de janeiro de 2022, Mariela Carrasco

Como elaborar um plano de gerenciamento de projetos em 7 etapas

Desta vez, queremos lhe dizer como fazer um plano de gerenciamento de projeto. Com essas etapas, você poderá planejar efetivamente um projeto (financeiro, de trabalho, escolar, etc. Você decide!).

Como elaborar um plano de gerenciamento de projetos Nesta postagem, listamos as principais etapas para desenvolver um plano de projeto com sucesso, mesmo que você não tenha experiência ou conhecimento técnico relacionado à especialização em gerenciamento de projetos: 1. Identificar e realizar uma reunião com as partes interessadas Depois que o Ato de Iniciação do Projeto tiver sido acordado, é hora de identificar as partes interessadas. Ou seja, todas as pessoas que serão afetadas pelos resultados do projeto: promotores, clientes, usuários finais. É importante organizar reuniões informativas e uma troca de ideias em relação às aspirações, expectativas e critérios do projeto. Nesse momento inicial da construção do plano do projeto, são necessárias habilidades de comunicação, como comunicação assertiva e persuasiva, negociação e escuta ativa, para esclarecer os pontos de discordância e avançar nos acordos e concertações. Ao final dessas reuniões, todos devem ter uma imagem muito precisa e semelhante do que se espera do projeto, especialmente em termos de escopo, prazos de entrega, orçamentos e qualidade das entregas e do produto final, e essas ideias devem ser o guia para o desenvolvimento do projeto. Todas as informações que você coletar das partes interessadas servirão de base para o desenvolvimento do plano do projeto. VEJA: 3 processos fundamentais para o gerenciamento de projetos
2. Estabeleça e priorize os objetivos do projeto (escopo). Com as informações coletadas das partes interessadas em termos de critérios, necessidades e benefícios que elas esperam obter com esse projeto e a capacidade da sua equipe e dos seus recursos, defina um escopo claro do projeto que seja fácil de entender. Defina objetivos, priorize as demandas e necessidades das partes interessadas, estabeleça métricas e benefícios e acompanhe esses objetivos. 3. Defina os resultados Associe aos objetivos os resultados necessários para alcançá-los. Defina quem é o responsável, o tempo, os custos e os recursos necessários. Quais são os objetivos específicos e os resultados necessários para alcançá-los? Defina datas firmes para que os resultados estejam prontos.
4. Definição de atividades e suas sequências (tempo) Esse trabalho é outra etapa da definição de objetivos, que poderia muito bem ser feita seguindo o método SMART. Uma vez definidos os objetivos e os resultados, começa a definição das tarefas e a divisão delas em atividades menores e mais gerenciáveis. Para todas essas atividades, atribua responsabilidades, tempo e esforço necessários, de modo que fique claro para todos os envolvidos em todos os estágios do processo. 5. Projetar os custos e os recursos a serem usados para atingir as metas do projeto. Depois de projetar o escopo e o tempo, agora é hora de fazer uma projeção dos custos e dos recursos materiais e humanos que serão usados para cada atividade, objetivo específico e objetivo geral do projeto. Essa projeção orçamentária não é definitiva, mas ajuda a ter uma ideia geral dos recursos a serem disponibilizados.
6. Identificar os possíveis riscos e propor alternativas para reduzi-los. Uma vez definidos as necessidades e os interesses das partes interessadas, os objetivos gerais, os objetivos específicos, os resultados e as atividades do projeto, bem como o escopo, o cronograma de trabalho e os recursos necessários para sua execução, é hora de identificar os possíveis riscos que comprometem os aspectos fundamentais do projeto e, ao mesmo tempo, propor alternativas para reduzi-los e superá-los. Essa tarefa possibilitará o planejamento de soluções e evitará a paralisação do projeto em qualquer uma de suas etapas. Da mesma forma, antecipar os problemas com antecedência e apresentar a solução destacará suas habilidades como gerente de projetos e também economizará recursos e tempo para os investidores.
7. Apresente seu plano às partes interessadas e à sua equipe Com o seu plano de projeto no papel e na tinta, é hora de marcar uma reunião com as partes interessadas, a equipe e outras partes interessadas para apresentar a sua visão do projeto. É aconselhável realizar reuniões com as partes interessadas e fazer uma apresentação formal do projeto. Tenha também cópias ou amostras de sua apresentação disponíveis nas mesas e e-mails dos participantes para que eles tenham um plano de trabalho à mão para consultar em qualquer estágio do projeto. Faça uma apresentação eficaz que atenda às expectativas e demandas das partes interessadas e preveja quaisquer contingências. Evite fazer a apresentação de um único ponto de vista, mas escolha uma dinâmica que lhe permita estabelecer uma conversa e assimilar os pontos de vista dos participantes.
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Sobre a Autora: Indira Ramírez Terán Comunicadora Social Especialista em Marketing Digital Graduada pela Universidade Central da Venezuela Coordenador da área de comunicação em organizações não governamentais. Responsável pelo conteúdo do blog da Universidade ISEP para os anos 2020-2021.  
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